KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

Bu metin, www.university.com.tr sitesini ziyaret ettiğinizde, bizimle iletişime geçtiğinizde, formlarımızdan birini doldurduğunuzda veya Turquoise Education markasıyla sunulan üniversite kabul ve öğrenci vizesi danışmanlığı hizmetlerinden yararlandığınızda kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanan aydınlatma metnimizdir; Avrupa Ekonomik Alanı'ndaki ziyaretçiler için AB Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") m. 13 ve 14 kapsamındaki bilgilendirmeyi de içerir.

1. Veri sorumlusu

Turquoise Education Group (Turquoise Education markasıyla faaliyet gösterir; "biz"). Adres: Merkez Mahallesi Hasat Sokak No:12A, Şişli, İstanbul, Türkiye. İletişim: contact@university.com.tr, +90 532 676 35 11.

Turquoise Education özel bir üniversite kabul danışmanlığıdır. Üniversite veya kamu kurumu değiliz: kabul kararlarını üniversiteler, vize ve ikamet izni kararlarını Türk makamları verir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik: ad, soyad, anne ve baba adı, cinsiyet, doğum tarihi, uyruk, pasaport bilgileri ve pasaportun fotoğraflı sayfasının kopyası.
• İletişim: e-posta adresi, telefon ve WhatsApp numarası, posta adresi, ikamet ülkesi.
• Eğitim: diploma, transkript, sınav sonuçları (örneğin YÖS, SAT veya dil sınavları), başvurmak istediğiniz üniversite ve programlar ile kabul sonuçları.
• Talep ve müşteri işlem bilgileri: mesaj ve sorularınız, verdiğimiz danışmanlık, teklifler, kabul ve davet mektupları ile başvurunuzun durumu.
• Vize ve ikamet: öğrenci vizesi veya ikamet izni dosyanızın hazırlanması için gereken seyahat geçmişi, randevu bilgileri ve makamların istediği belgeler.
• Finans: bir üniversite veya makamın talep ettiği hallerde ödeme veya mali yeterlilik belgeleri (örneğin banka hesap dökümü veya sponsor mektubu).
• Pazarlama tercihleri: bizden bilgilendirme almayı kabul edip etmediğiniz ve tarihi.
• İşlem güvenliği ve teknik veriler: form ile birlikte iletilen IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, sunucu ve hata kayıtları ile yalnızca onayınızla analitik çerez verileri (bkz. Çerez Politikası).
• Aydınlatma ve tercih kayıtları: formlarımızda okuduğunuzu onayladığınız metnin sürümü, tarihi ve saati ile çerez tercihiniz.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din veya adli sicil gibi) talep etmeyiz. Bir üniversite veya makam özellikle istemedikçe bu verileri mesaj ve belgelerinize eklememenizi rica ederiz; istenmesi halinde önce açık rızanızı alırız.

3. Toplama yöntemi

Kişisel veriler kısmen otomatik yollarla (bu sitedeki formlar, çerezler ve sunucu kayıtları), kısmen otomatik olmayan yollarla (e-posta, telefon, WhatsApp, gönderdiğiniz belgeler, ofis görüşmeleri ve başvurunuz üzerinde çalışırken üniversitelerden ve makamlardan gelen bilgiler) toplanır.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Talebinizi yanıtlamak, profilinizi değerlendirmek ve üniversite ile program önermek: talebiniz üzerine bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6(1)(b)).
• Hizmetlerimizi sunmak (üniversite başvurularınızın hazırlanması ve yapılması, kabul ve davet mektuplarının takibi, öğrenci vizesi ve ikamet izni başvurularınızın desteklenmesi): sözleşmenin ifası (KVKK m. 5/2-c; GDPR m. 6(1)(b)).
• Hukuki yükümlülükler (ticari, vergisel ve muhasebe kayıtlarının saklanması, makamların taleplerinin yanıtlanması) (KVKK m. 5/2-ç; GDPR m. 6(1)(c)).
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m. 5/2-e; GDPR m. 6(1)(f)).
• Sitenin ve formlarımızın güvenliği, spam ve kötüye kullanımın önlenmesi, aydınlatma ve tercih kayıtlarının tutulması, hizmetlerimizin iyileştirilmesi: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (KVKK m. 5/2-f; GDPR m. 6(1)(f)).
• Analitik çerezler ve size bilgilendirme gönderilmesi (başvuru tarihleri, burs duyuruları ve ipuçları; e-posta veya WhatsApp ile): yalnızca açık rızanızla; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz, geri alma önceki işlemleri etkilemez (KVKK m. 5/1; 6563 sayılı Kanun; GDPR m. 6(1)(a)).

Hakkınızda yalnızca otomatik araçlarla karar vermeyiz ve kişisel verileri satmayız.

5. Aktarılan taraflar

Her alıcıya yalnızca yukarıdaki amaçlar için gerekli olan veriler aktarılır:

• başvurmayı seçtiğiniz Türk üniversiteleri ve kullandıkları başvuru sistemleri;
• vize, ikamet izni veya diploma denkliği gerektirdiğinde Türk konsoloslukları, Dışişleri Bakanlığı, Göç İdaresi Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu (YÖK) gibi kamu kurumları;
• dosyanız gerektirdiğinde yeminli tercümanlar ve noterler, sigorta ve kargo şirketleri;
• bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcılarımız: bu sitenin barındırılması, form ve yüklenen belgelerin saklanması ile form e-postalarının iletimi (Amazon Web Services, Frankfurt, Almanya sunucuları) ve e-posta hizmet sağlayıcımız;
• yalnızca onayınızla, site istatistikleri için Google (Google Analytics ve Google Etiket Yöneticisi) ve Microsoft (Clarity);
• WhatsApp üzerinden ulaşmayı seçerseniz Meta (WhatsApp), iletişim sayfamızdaki haritayı yüklemeyi seçerseniz Google (Haritalar);
• hukuki ve mali danışmanlarımız ile mevzuatın gerektirdiği hallerde mahkemeler ve yetkili makamlar.

6. Yurt dışına aktarım

Alıcıların bir kısmı Türkiye dışındadır (örneğin Almanya'daki barındırma sağlayıcımız, Google, Microsoft ve Meta) ve bizimle iletişime geçtiğinizde kendiniz de yurt dışında olabilirsiniz. Kişisel veriler yurt dışına yalnızca KVKK'nın 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesine uygun olarak aktarılır: yeterlilik kararı, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilen standart sözleşme gibi uygun güvenceler veya arızi aktarımlarda 9/6. maddedeki istisnalar (açık rızanız dahil). AEA dışına aktarımlar GDPR'ın V. Bölümü'ne tabidir.

7. Saklama süreleri

• Hizmete dönüşmeyen talep ve başvurular (bu site üzerinden yüklenen belgeler dahil): son iletişimden itibaren 2 yıl.
• Müşteri dosyaları ve hizmet kayıtları: hizmet süresince ve sonrasında kanuni zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca (Türk Ticaret Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu uyarınca genel olarak 10 yıl).
• Muhasebe ve vergi kayıtları: ticaret ve vergi mevzuatında öngörülen süreler.
• Sunucu ve hata kayıtları: güvenlik olayı incelemesi gerekmedikçe yaklaşık bir ay.
• Aydınlatma ve rıza kayıtları: ilgili işleme devam ettiği sürece ve sonrasında zamanaşımı süresince.
• Pazarlama tercihleri: rızanızı geri alana kadar, sonrasında geri almanın ispatı için.

Süre dolduğunda veya işleme sebebi ortadan kalktığında veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak en geç ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri güvenliği

Tüm sayfa ve formlarda şifreli bağlantı (HTTPS); yüklenen belgeler için herkese kapalı, yalnızca kısa süreli imzalı bağlantılarla erişilebilen özel bir depolama alanı; erişimin yalnızca dosyanız üzerinde çalışan danışmanlarla sınırlandırılması; personel ve hizmet sağlayıcılar için gizlilik yükümlülükleri ile veri koruma şartlarıyla bağlı güvenilir sağlayıcılar kullanırız. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkalarınca elde edilmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu 72 saat içinde, ilgili kişileri en kısa sürede bilgilendiririz.

9. Haklarınız (KVKK m. 11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK m. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

GDPR size uygulanıyorsa ayrıca erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına, rızanızı her zaman geri alma ve denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz.

10. Başvuru

KVKK Başvuru Formu'nu doldurarak 1. bölümdeki adrese yazılı olarak, bize bildirdiğiniz e-posta adresinizden contact@university.com.tr adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız (işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul tarifesindeki ücret alınabilir). Yanıtımızdan memnun kalmazsanız veya süresinde yanıt verilmezse, KVKK m. 14'teki süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (www.kvkk.gov.tr) şikayette bulunabilirsiniz.

Bilgilendirme mesajlarını almayı durdurmak için herhangi bir mesajımıza "dur" yazarak yanıt verebilir, e-postalarımızdaki abonelikten çıkma bağlantısını kullanabilir veya contact@university.com.tr adresine yazabilirsiniz.

11. 18 yaşından küçük başvuru sahipleri

Pek çok öğrenci üniversiteye 18 yaşını doldurmadan başvurur. 18 yaşından küçükseniz lütfen veliniz veya yasal temsilcinizle birlikte başvurunuz: velinizin iletişim bilgilerini ve herhangi bir hizmet sözleşmesi imzalanmadan önce onayını isteyebiliriz.

12. Sürümler ve değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz; geçerli sürümün tarihi sayfanın başında gösterilir. Farklılık halinde bu Türkçe metin geçerlidir. İngilizce sürüm: Privacy Policy and KVKK Information Notice.